Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
Vous disposez d’un flux de documents dans votre entreprise. Ils occupent trop de place dans votre bureau. Pour consulter un document dont vous avez besoin en urgence, il vous faut beaucoup de temps. Mettez fin à ce problème en numérisant vos documents. Ce procédé de numérisation favorise la coordination de travaux de votre entreprise. Mais vous êtes amené encore à vous poser la question : « La numérisation de documents, c’est quoi exactement ? ».
La numérisation de document, de quoi s’agit-il ?
Il va de soi que la numérisation est parfois confondue avec la dématérialisation et la digitalisation. Ces trois notions s’interpénètrent, et sont donc liées les unes aux autres. Pourtant, on peut définir la numérisation de documents de la manière la plus exacte qui soit. En général, elle est un procédé qui consiste à convertir des documents papiers en fichiers numériques ou informatiques. Cette transformation se fait notamment par un dispositif de traitement de texte ou de calcul dans un ordinateur. La numérisation de documents a une fameuse variante d’appellation la saisie de données, terme plus utilisé sur Internet pour désigner cette opération de numérisation. Pour mieux comprendre ce qu’est exactement une numérisation de documents, mettez l’accent sur ce mot qu’est saisie de données. Celle-ci consiste en quelque sorte à stocker les informations contenues dans des documents dans une ou des bases de données dédiées.
Les documents à numériser : que sont-ils ?
Vous savez désormais en quoi consiste la numérisation de documents ou la saisie de données. Mais il vous est aussi nécessaire de connaître les types documents que l’on peut numériser. Ils sont nombreux, pour ne citer que les documents RH, les bulletins de paie, les documents administratifs et les bons de livraison. Dans certaines entreprises, indispensable est la numérisation des formulaires et des factures. Pour d’autres, les coupons, les livres et des ouvrages en relation avec leur entreprise sont plus importants, à mettre dans une base de données. Il peut y avoir aussi la saisie des archives. Qu’en est-il des entreprises de très grande envergure et existant depuis plus d’une centaine d’années ? Elles externalisent la saisie de tous leurs documents, plus particulièrement les documents contenant l’historique de leur entreprise. Vous aussi, quels que soient les types de vos documents à conserver dans une base de données sécurisée, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste en traitement de données.
La numérisation de documents : pour quelles entreprises et pour quels secteurs d’activité ?
En fait, vous avez le droit de connaître les entreprises pouvant bénéficier de la saisie informatique ou numérisation de documents. En principe, toutes entreprises, quel que soit le type de leur secteur d’activité, peuvent confier la conversion de leurs informations documentaires en archives numériques à un prestataire donné. Il est néanmoins judicieux de faire un tour d’horizon de ces entreprises. Mettons au premier point celles qui opèrent dans l’immobilier, le commerce, la construction et innovation, le transport, l’assurance, l’informatique, le tourisme…. Et pour élargir, on peut parler de l’univers du droit et justice, du journalisme, de la santé, de la culture, de la mode, de l’agroalimentaire…. Le secteur public est aussi concerné dans cette histoire de numérisation, les communes, les ministères de la fonction publique, etc.