La saisie informatique est une tâche particulièrement chronophage, mais indispensable en entreprise. Lorsqu’elle est réussie, elle facilite l’accès aux documents de l’entreprise, à leur exploitation et participe donc à la bonne marche de ses activités.
La saisie informatique : en quoi consiste cette tâche ?
Pour se développer à l’ère du digital, les entreprises ont toutes intérêt à procéder à la numérisation des documents importants. La saisie informatique est le terme utilisé pour décrire justement cette tâche. Elle consiste à recueillir différentes informations dans les dossiers de l’entreprise et à les intégrer dans des fichiers numériques via l’utilisation de logiciels spécifiques. La saisie informatique comprend également la vérification des informations, le contrôle et éventuellement, la modification des informations erronées. Les données qui ne sont plus d’actualités sont en effet mises à jour. Les fichiers obtenus après la saisie des documents sont soigneusement classés avant d’être enregistrés pour être utilisés ultérieurement. Ils constituent la base de données de l’entreprise. L’opérateur de saisie est la personne chargée d’effectuer cette tâche. Il peut aussi bien saisir des documents juridiques, commerciaux que des documents administratifs.
La saisie informatique : pourquoi les entreprises optent-elles pour l’externalisation ?
À l’instar de l’accueil téléphonique et de la maintenance du parc informatique, la saisie est une tâche que les entreprises externalisent de plus en plus. Et si tel est le cas, c’est surtout parce qu’effectuer un tel travail prend énormément de temps. Et s’il y a beaucoup de documents à saisir, les entreprises peuvent être obligées d’y affecter plusieurs personnes à la fois. L’achat de bureaux, de matériels et d’outils informatiques peut aussi s’avérer indispensable. Ce qui pour les entreprises, peut représenter un important investissement humain, financier et technique. Pour garantir la saisie informatique des données, tout en préservant son cœur de métier et en faisant des économies, le recours aux prestataires offshores apparaît donc comme la meilleure solution. En outre, la saisie informatique est un travail qui nécessite des compétences particulières. Pour que les informations soient saisies suivant exactement les recommandations citées dans le cahier des charges, l’opérateur de saisie doit maîtriser parfaitement l’utilisation de certains outils informatiques. Dans les entreprises offshores, les agents qui sont chargés de ces opérations sont professionnels dans leur domaine. Généralement titulaires d’un bac technologique ou d’un bac professionnel en secrétariat, ces opérateurs peuvent aussi travailler dans les back-offices des sites et sur les portails intranet des entreprises.
Lorsqu’elle est parfaitement maîtrisée, l’externalisation de la saisie informatique peut favoriser la croissance des entreprises en rendant l’exploitation des données recueillies, plus facile. Pour celles qui souhaitent se tourner également vers cette solution, le choix des prestataires est capital. Elles doivent considérer un certain nombre de paramètres importants comme les années d’expériences du prestataire, sa notoriété, le coût proposé et naturellement, sa capacité à respecter les délais d’exécution imposés.
