Comment faire face à la dématérialisation de vos factures ?

Comment faire face à la dématérialisation de vos factures ?

19 août 2020 0 Par Sarah

Pourquoi dématérialiser la facturation de son entreprise ? C’est pour réduire les coûts et fluidifier les processus de l’entreprise en question. C’est également une solution idéale en termes de sécurité et d’innovation pour l’entité. Toutefois, ce procédé demande un savoir-faire affirmé et des outils adaptés. Découvrez ci-dessous tout ce qu’il y a à savoir sur la dématérialisation des factures. Aussi, sachez comment y procéder et y faire face. 

Zoom sur la dématérialisation des factures

Actuellement, la majorité des entreprises préconisent la dématérialisation des factures afin de faciliter la gestion de leurs documents. Pour ce faire alors, l’entité a besoin de deux choses. L’aide d’un professionnel dans le domaine et un outil ou objet de gestion électronique des documents comme l’Alfresco GED. Dans tous les cas, la dématérialisation des factures est une démarche indispensable dans la gestion électronique des documents. 

Quelle différence entre factures dématérialisée et électronique ? 

Une facture dématérialisée s’agit en fait, d’une facture qui existe en version papier. Ensuite, pour des raisons de stockage, de diffusion ou d’archivage, cette facture sera numérisée grâce à un scanner. Et la facture électronique s’agit d’une facture qui n’existe qu’en version numérique. Procédez à la dématérialisation de vos factures avec les bons prestataires et les bons dispositifs. L’Alfresco GED est un outil indispensable pour réaliser ce processus de dématérialisation.  À savoir que ces deux types de factures sont fiscalement valides et manipulables en mode numérique. Procédez à la dématérialisation de vos factures avec les bons prestataires et les bons dispositifs. L’Alfresco GED est un outil indispensable pour réaliser ce processus de dématérialisation.  

Pourquoi dématérialiser ses factures ? 

Sachez que le traitement des factures est un procédé coûteux et cela demande également beaucoup de temps. En effet, de l’émission à l’archivage, en passant par la mise en paiement, l s’agit d’un long et complexe parcours. En plus, selon les professionnels du milieu, en toute connaissance ,une facture en papier peut coûter jusqu’à 17 euros et ça peut être plus . Au contraire, pour une facture dématérialisée, le coût peut baisser à 4 euros seulement. Pour une entreprise qui multiplie plusieurs contrats commerciaux,, avec ce budget, cette option lui permet de réaliser des économies vraiment considérables. D’autant plus que leur manipulation se fait avec plus de facilité et de rapidité. Un gain de temps est également garanti.

Toutes les démarches à faire

Tout d’abord, la dématérialisation commence par la collecte des factures en papier pour bien préciser. Ensuite, on procède à leurs numérisations par scanner. Puis, il y a l’enregistrement des documents ainsi que le stockage. Et pour finir, deux choix s’imposent. Soit, l’e-facture est diffusée ou partagée, soit elle est archivée. Notez bien, la dématérialisation des factures doit respecter 3 règles importantes. Les factures doivent être authentiques avec une identification de la personne qui l’a produite. Aussi, elles doivent être intègres. C’est-à-dire, qu’elles ne devront subir aucune modification de contenu. Et enfin, elles doivent être bien lisibles et disponibles en cas de contrôle.  

Faire face à la dématérialisation 

Avant tout, il faut savoir que la transition à l’e-facture est un processus à faire pour qui demande un savoir-faire et des outils adaptés. Par conséquent, pour faire ce procédé, il doit avoir  l’accompagnement d’un expert est fortement recommandé. Sur ce, fiez-vous à des experts qui pourront assurer le processus de transition depuis le début jusqu’à la fin. Et ce, sans le moindre problème. Choisissez un prestataire qui peut intervenir sur l’ensemble de la chaîne documentaire. Vous aurez même besoin d’un formateur professionnel pour donner une formation à votre équipe et vos salariés. Cette formation sera basée sur l’utilisation et la mise en œuvre des outils et logiciels comme Alfresco GED